REFERENCIA NORMATIVA

Con fecha 1 de enero del año 2000, entra en vigor la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD 15/99), normativa desarrollada actualmente por el RD 1720/2007, con el objetivo de garantizar y proteger, en relación al tratamiento de datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas (especialmente el honor y la intimidad personal) frente a posibles malas prácticas, así como reconocer a las personas su facultad de controlar sus datos personales y decidir sobre su uso.

OBLIGACIONES EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS

Los principios básicos de la normativa en protección de datos se resumen en:

- CONSENTIMIENTO.- Es necesario solicitar el consentimiento de la persona de quien obtenemos datos personales.

- DEBER DE INFORMACIÓN.- Toda persona afectada debe ser informada de forma precisa y concreta sobre los motivos, finalidad y consecuencias que justifican la obtención de sus datos personales.

- DERECHOS ARCO.- Toda persona debe ser informada de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a los datos facilitados.

- FICHEROS.- Toda la información obtenida se clasifica en lo que se denomina un fichero.

- INSCRIPCIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE FICHEROS.- Existe la obligación de inscribir, modificar o cancelar la posesión de ficheros de datos personales en la Agencia Española de Protección de Datos.

- DOCUMENTO DE SEGURIDAD.- Es un documento actualizado permanentemente que recoge las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales. Su contenido varía según el nivel de seguridad aplicable a los ficheros.

- NIVELES DE SEGURIDAD.- Existen tres niveles de seguridad:

     - BÁSICO (datos identificativos como nombre, DNI, teléfono...)

     - MEDIO (datos protegidos como infracciones administrativas o penales)

     - ALTO (datos de salud, creencias...)

REFERENCIA NORMATIVA

ESTÁN OBLIGADAS a cumplir la LOPD todas aquellas organizaciones, públicas o privadas, con o sin ánimo de lucro, que en el marco de sus actividades traten datos de carácter personal, sea cual sea el soporte físico de archivo. (Por ejemplo: empresas de cualquier sector, ya sean sociedades, autónomos o profesionales independientes, que dispongan de ficheros de trabajadores, clientes o proveedores, con datos identificativos como nombre completo, cargo, dirección postal o electrónica, teléfono, así como datos como DNI, cuentas bancarias, salarios, datos médicos, fiscales, etc.)

ACTUACIONES A REALIZAR

- Test inicial para obtener el nivel de seguridad aplicable (si es necesario).

- Presupuesto.

- Toma de datos inicial.

- Elaboración del Documento de Seguridad: Documento donde se establecen todas las medidas de seguridad a adoptar para cumplir la legislación vigente, abarcando personal, incidencias, controles, gestión de soportes, copias, sistemas de archivo y almacenamiento.

- Inscripción de ficheros en la Agencia de Protección de Datos: Se realizará la inscripción inicial y las modificaciones o cancelaciones posteriores necesarias de los ficheros de datos personales.

- Redacción de cláusulas legales y formularios específicos: Se proporcionarán las cláusulas legales necesarias en función del tratamiento de datos, para incluir en contratos, formularios, correos electrónicos, etc.

- Adecuación de las Medidas de Seguridad: Se implementarán todas las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento del Documento de Seguridad según el nivel aplicable a los datos.

- Realización de modificaciones continuas en su Protección de Datos: Una vez finalizados los trabajos necesarios, será preceptivo mantener el control de los procedimientos, verificar su cumplimiento y realizar las modificaciones necesarias en el Documento de Seguridad, así como nuevas inscripciones o comunicaciones a terceros. También se realizará el Informe de Auditoría (bianual), conforme al artículo 96 del Reglamento de la LOPD (RD 1720/2007), para evaluar el nivel de adecuación de las medidas adoptadas e identificar deficiencias y medidas correctoras.

- Mantenimiento: Actualización constante de los datos establecidos en el Documento de Seguridad, para garantizar el cumplimiento continuo de la normativa vigente.